Ile czasu agencja pracy traci na przepisywanie CV – i jak to zautomatyzować

12 października 2026 · 6 min czytania · TaskShift AI

Kandydat wysyła CV mailem. Rekruter je otwiera, przepisuje imię, telefon, doświadczenie i uprawnienia do arkusza albo systemu, odpisuje „dziękujemy, odezwiemy się”. Cztery minuty. Nic wielkiego – dopóki CV nie przychodzi czterdzieści dziennie.

Policz to u siebie

53 godziny to mniej więcej jedna trzecia etatu rekrutera – poświęcona na przepisywanie, a nie na rozmowy z kandydatami i klientami. A to tylko samo wpisywanie danych; nie liczyliśmy szukania CV w skrzynce, dopytywania o brakujący numer telefonu ani duplikatów.

Dlaczego to takie męczące w agencji pracy

• Różne formaty – PDF, Word, zdjęcie zrobione telefonem, czasem zrzut ekranu z komunikatora.
• Różne języki – CV po ukraińsku, rosyjsku, angielsku; imiona trzeba zapisać w alfabecie łacińskim.
• Uprawnienia z datami – wózki widłowe, UDT, prawo jazdy, SEP; rekruter musi wyłapać, czy są ważne.
• Te same osoby wysyłają CV kilka razy – na różne ogłoszenia, z różnych adresów.

Co da się przejąć automatem

1. Odbiór – wszystkie CV trafiają na jeden adres (np. rekrutacja@…). Automat sprawdza skrzynkę co kilka minut.
2. Odczyt – AI czyta CV w dowolnym formacie, także ze zdjęcia i po ukraińsku, i wyciąga: imię i nazwisko (w zapisie łacińskim), telefon, e-mail, doświadczenie, uprawnienia z datami, języki, dostępność.
3. Zapis – dane lądują w arkuszu Google w stałych kolumnach, z linkiem do oryginalnego pliku.
4. Porządek – kandydat jest przypisywany do projektu na podstawie tematu maila, duplikaty są oznaczane, a pliki, które nie są CV, trafiają do osobnego folderu.
5. Odpowiedź – kandydat dostaje potwierdzenie w swoim języku, razem z informacją o przetwarzaniu danych.

Rekruter zaczyna dzień od gotowej listy – filtruje po uprawnieniach i dzwoni do właściwych osób.

Na czym to zbudować

Nie trzeba kupować nowego systemu rekrutacyjnego. Sprawdzony zestaw to:

• Gmail lub inna skrzynka – skąd przychodzą CV,
• Make (albo n8n) – narzędzie, które łączy kroki: „przyszedł mail → odczytaj załącznik → zapisz w arkuszu → wyślij odpowiedź”,
• model AI (np. OpenAI) – do odczytania treści CV,
• Arkusze Google – jako baza kandydatów, którą wszyscy już umieją obsługiwać.

Koszt odczytu jednego CV przez AI to zwykle kilka groszy. Do tego abonament Make – przy kilkudziesięciu CV dziennie zwykle wystarcza tańszy plan.

RODO – o czym pamiętać

• Kandydat powinien dostać informację, kto i w jakim celu przetwarza jego dane – automat może wysyłać ją w odpowiedzi na CV.
• Dostawcy narzędzi (Google, Make, dostawca AI) przetwarzają dane w Waszym imieniu – warto sprawdzić umowy powierzenia i ustawienia, np. czy dane nie są używane do trenowania modeli.
• Ustalcie, jak długo przechowujecie CV, i usuwajcie stare wpisy – to też da się zautomatyzować.

Szczegóły warto przejrzeć z osobą, która odpowiada u Was za ochronę danych.

Od czego zacząć

1. Przez tydzień licz, ile CV przychodzi dziennie i ile czasu zajmuje jedno.
2. Zapisz, jakie kolumny naprawdę są Wam potrzebne w bazie kandydatów.
3. Zacznij od jednego projektu lub jednej skrzynki – i porównaj czas po dwóch tygodniach.

Tak działa nasza Sortownia CV: zdjęcie CV po ukraińsku zamienia się w wiersz w arkuszu po polsku w kilkanaście sekund.